L’esigenza può nascere in seguito ad un’acquisizione, per la decisione di avviare una nuova divisione, per esigenze di ottimizzazione interna oppure per la costituzione di una NewCo o una StartUp.
Il primo aspetto da considerare è che mentre in alcuni casi è possibile analizzare il processo AS-IS, in altri potrebbe addirittura non esistere un valido benchmark nel mercato. Il metodo da seguire per costruire i KPI, pertanto, deve essere differenziato.
Il secondo tema da tenere a mente è lo scarto/errore che sicuramente si commette nel definire i ruoli e i profili necessari. Tipicamente si parte da una idea di budget iniziale, e un modello organizzativo di massima.
Ragionamento dopo ragionamento si giunge fino alla definizione delle attività elementari che servono per scrivere la Job. Se si decide di fermare l’analisi a questo livello, si semplifica sicuramente il percorso ma è opportuno calcolare l’errore. Creare un team di vendita composto da 5 junior sales account con lo stesso identico profilo, non significa avere 5 robot che fanno tutti esattamente le stesse cose scritte nel mansionario, secondo i volumi che abbiamo stimato. Su questo, suggeriamo di prendersi del tempo per capire non solo le competenze, ma anche le soft skills che devono essere mescolate nel team.
Il terzo punto è che performance e quantità di risorse non sempre sono correlate positivamente, specialmente quando si prevede l’utilizzo di nuove tecnologie. Uno degli approcci più semplici è quello di ragionare per ipotesi. Si potrebbe dimensionare una struttura ad esempio, ipotizzando processi solo manuali, secondo un processo tradizionale ed usare questo riferimento come limite per verificare come modulare il processo riducendo il numero di persone ed introducendo la tecnologia.
E’ chiaro in ogni caso che queste valutazioni devono essere condotte con cura, assicurandosi di avere le giuste competenze per non commettere costosi errori in fase di pianificazione, con ripercussioni negative su tutto il ciclo di vita dell’investimento che si sta per realizzare. Tranne nei casi più semplici, per questo tipo di analisi è pertanto sempre raccomandabile affidarsi al parere di un esperto.
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